Tips en tricks

Het is leuk om een originele actie te organiseren, maar je hoeft natuurlijk niet het wiel opnieuw uit te vinden. dance4life biedt je handige tools zodat jij alles uit je actie kunt halen. Hier vind je enkele tips & tricks om jouw actie op te zetten. 

---

Actieplan
Om je een beetje op weg te helpen met het verzinnen van een actie hebben we voorbeelden van acties verzameld. Onthoud vooral dat elk moment in het jaar geschikt is om een actie te plannen. Om alles op een rijtje te zetten kun je hier het uitgebreide actieplan downloaden, en dat voor je eigen actie invullen. Dit dient als hulpmiddel om een draaiboek maken en je inkomsten en uitgaven op een rijtje zetten. 

---

Voorbereiding
Probeer de taken over een aantal mensen te verdelen, zeker tijdens je actie! Het is bijvoorbeeld handig om mensen te hebben die kaartverkoop doen of bij de garderobe staan, de catering verzorgen en helpen bij op- en afbouw. Zorg er wel voor dat er één contactpersoon is, die ook de eindverantwoordelijkheid heeft. 

---

Budget
Schat vooraf goed in hoeveel geld je te besteden hebt, bijvoorbeeld door sponsorgeld of kaartinkomsten, en maak dan een overzicht van de te verwachten uitgaven. Misschien kunnen bepaalde materialen worden gesponsord door plaatselijke bedrijven. De actie die je organiseert moet natuurlijk wel iets opleveren voor het goede doel, dus denk daar van tevoren over na! 

---

Sponsoring
Als je iets moet huren of kopen voor je actie, kun je bedrijven om korting vragen. In ruil daarvoor kun je ze gratis entreebewijzen, een vermelding in een programmaboekje of een logo op je poster aanbieden. Naast geld, kunnen bedrijven ook in natura sponsoren. Een gratis zaal bijvoorbeeld, lekkere hapjes of het bedrukken van jullie T-shirts.

---

Promotie
Een actie is pas geslaagd als er publiek op afkomt! Zorg ervoor dat iedereen weet dat er iets gaat gebeuren:

• stuur uitnodigingen en nieuwsberichten via Facebook, Twitter of Hyves
• hang posters op in openbare gelegenheden (vergeet de toiletten niet!)
• verspreid flyers; dat kan deur-aan-deur, maar ook in publieke ruimten of uitgaansgelegenheden
• mond-tot-mondreclame, spread the word!

Natuurlijk kunnen wij je ook helpen met de promotie via de dance4life website en onze social media!

---

Pers
Om je actie nog meer bekendheid te geven kun je de plaatselijke pers op de hoogte stellen van jouw evenement. Dit kun je doen door het versturen van een kort persbericht. Controleer of je persbericht is aangekomen door even na te bellen. Let op: stel ons voordat je iets naar de pers stuurt even op de hoogte, we kunnen dan samen goed bekijken hoe jouw informatie het beste naar buiten gebracht kan worden. Ook wanneer je flyers of posters gaat verspreiden met dance4life erop willen wij deze van tevoren graag inzien.

---

Foto's
Heel belangrijk! Maak tijdens je support dance4life actie ook een aantal foto's in hoge resolutie, of laat iemand anders dat voor je doen. Zo heb je achteraf mooie beelden voor je publiek. En wij ontvangen graag de foto's van jouw actie, deze gebruiken we bijvoorbeeld voor de website of onze social media. 

---

En dan….
Je kunt iedereen die heeft meegeholpen een bedankbrief of een mailtje sturen. En laat ons ook weten hoe het is gegaan! Dan kunnen we daar ook weer promotie voor maken en jouw inzet en opbrengst goed benoemen! Maak de opbrengst vervolgens over op ING 7173 t.n.v. Stichting dance4life Nederland te Amsterdam. Vermeld je naam en het projectnummer, dat je vooraf van ons hebt gekregen. Doe dit in ieder geval binnen zes weken na je evenement. Je krijgt dan een bevestiging van ontvangst van dance4life.

---

Vragen?
Zijn er nog dingen die je graag wilt weten of heb je vragen over het organiseren van een support dance4life actie? Neem dan contact met ons op via support@dance4life.nl of bel naar 020-4205755 en vraag naar Michelle Emmel of Josine van Kesteren.