Tips en Tricks

Hoe organiseer je een succesvolle actie? dance4life biedt je handige tools zodat jij alles uit je actie kunt halen. Hier vind je enkele tips & tricks om jouw actie op te zetten.

Wie, wat, waar?

Je kunt op elk moment van het jaar een actie plannen! Een lekkere barbecue in de zomer, de ijsbaan op in de winter! Met kerst een speciale kerstmarkt of in de lente een outdoor lentefeest! Om je een beetje op weg te helpen met het verzinnen van een actie hebben wij het actiealfabet samengesteld.

Hoe?

Probeer de taken over een aantal mensen te verdelen, zeker tijdens je actie/ evenement. Het is bijvoorbeeld handig om mensen te hebben die de (kaart)verkoop doen of bij de garderobe staan, de catering verzorgen en helpen bij op- en afbouw. Zorg er wel voor dat er één contactpersoon is, die ook de eindverantwoordelijkheid heeft.

Actieplan

Je kunt ook het uitgebreide actieplan downloaden, dat je voor je eigen actie kunt invullen. Hierin vind je o.a. een inkomsten/uitgaven overzicht en een draaiboek.

Budget

Kijk vooraf goed hoeveel geld je te besteden hebt (sponsorgeld/kaartinkomsten) en maak dan een overzicht van de te verwachten uitgaven. Misschien kunnen bepaalde kosten/materialen worden gesponsord door plaatselijke bedrijven?
De actie die je organiseert moet natuurlijk ook wel iets opleveren voor het goede doel, dus houd daar ook van te voren rekening mee!

Sponsoring

Als je iets moet huren of kopen voor je actie, kun je bedrijven om korting vragen. In ruil daarvoor kun je bijvoorbeeld gratis entreebewijzen of een (logo)vermelding in een programmaboekje en op je poster aanbieden. Naast geld, kunnen bedrijven ook in natura sponsoren. Een gratis zaal bijvoorbeeld of lekkere hapjes!

Promotie

Een actie is pas geslaagd als er publiek op afkomt! Zorg ervoor dat iedereen weet dat er iets gaat gebeuren:
• stuur een uitnodigingen of nieuwsbericht (Hyves, Twitter, postduif!);
• hang posters op in openbare gelegenheden;
• flyers: deur-aan-deur, publieke ruimten, uitgaansgelegenheden;
• mond-tot-mondreclame, spread the word!

 

dance4life kan jou ook helpen met de promotie. Geef dus z.s.m. alle informatie door!

Pers

Het is ook heel goed als jij de plaatselijke pers op de hoogte stelt van jouw evenement. Dit kan je doen door het versturen van een kort persbericht. Controleer of je persbericht is aangekomen door even na te bellen.
Wij kunnen je eventueel voorzien van een voorbeeldpersbericht, welke je kunt aanpassen naar jouw evenement.
Het is heel belangrijk dat je dance4life op de hoogte houdt van jouw communicatie met de pers en dat je persberichten eerst door ons laat controleren! Zo kunnen we er samen voor zorgen dat/hoe jouw informatie het beste naar buiten gebracht wordt.

Foto’s

Heel belangrijk! Maak tijdens je support dance4life actie ook een aantal foto’s in hoge resolutie, of laat iemand anders dat voor je doen. Zo heb je achteraf mooie beelden voor je publiek, maar dance4life ontvangt ze ook graag om te gebruiken op deze website bijvoorbeeld!

Zorg ervoor dat:

- je een camera met minimaal 5 megapixels gebruikt.
- je camera op de hoogste resolutie staat afgesteld (300 dpi of meer)
- je goede overzichtsfoto’s maakt met zichtbaar dance4life logo.
- je je foto's snel opstuurt naar dance4life!

Na afloop...

Je kunt iedereen die heeft meegeholpen een bedankbrief of een mailtje (met mooie foto!) sturen. En laat ons ook weten hoe het is gegaan! Dan kunnen we daar ook weer promotie voor maken en jouw inzet en opbrengst goed benoemen!
Maak de opbrengst vervolgens over op giro 7173 t.n.v. Stichting dance4life Nederland te Amsterdam. Vermeld je naam en het projectnummer, dat je vooraf van ons hebt gekregen. Doe dit in ieder geval binnen zes weken na je evenement. Je krijgt dan een bevestiging van ontvangst van dance4life.

Vragen?

Zijn er nog dingen die je graag wilt weten of heb je vragen over het organiseren van een support dance4life actie? Neem dan contact met ons op via support@dance4life.nl of 020-4205755 en vraag naar Jeanice Westerhout.